Conditions générales des événements

Dernière mise à jour : 15 juin 2026

1. Introduction

Les présentes Conditions générales des événements ont pour objectif de définir les règles applicables à l'ensemble des activités organisées par E.G.B – Entre Gays Belgique.

En participant à un événement organisé par notre association, chaque membre contribue à créer un environnement convivial, respectueux et sécurisant pour l'ensemble des participants.

Ces conditions ont été établies afin de garantir une organisation claire, transparente et équitable pour tous. Elles précisent notamment les modalités d'inscription, de participation, de paiement, d'annulation ainsi que les règles de comportement attendues lors des activités.

En validant votre inscription à un événement organisé par E.G.B, vous reconnaissez avoir pris connaissance des présentes Conditions générales et vous vous engagez à les respecter.

Notre objectif n'est pas de multiplier les contraintes, mais de permettre à chacun de profiter pleinement des activités proposées dans un climat de confiance, de respect et de bienveillance.

2. Champ d'application

Les présentes Conditions générales s'appliquent à l'ensemble des activités, événements, sorties, voyages, séjours, repas, rencontres et autres manifestations organisés directement par E.G.B – Entre Gays Belgique.

Elles s'appliquent à tous les participants, qu'ils soient membres, membres sympathisants ou invités lorsqu'une participation de personnes extérieures est exceptionnellement autorisée.

Ces conditions complètent, sans les remplacer, la Politique de confidentialité ainsi que la Charte de participation E.G.B.

En cas de conditionsparticulières propres à un événement (par exemple un voyage, un hébergement, une activité nécessitant un acompte ou des conditions spécifiques imposées par un prestataire), celles-ci seront clairement communiquées aux participants et prévaudront uniquement pour l'événement concerné.

En l'absence de conditions particulières, les présentes Conditions générales des événements s'appliquent dans leur intégralité.

Chaque participant est invité à prendre connaissance des informations spécifiques communiquées avant chaque activité.

3. Les inscriptions

Les inscriptions aux événements organisés par E.G.B s'effectuent principalement via My E.G.B Space, sauf indication contraire communiquée par la Team.

Chaque demande d'inscription est personnelle. Les informations communiquées lors de l'inscription doivent être exactes, complètes et tenues à jour par le participant.

L'envoi d'une demande d'inscription ne garantit pas automatiquement une place à l'événement.

Selon la nature de l'activité, le nombre de places disponibles, les contraintes d'organisation ou toute autre nécessité liée au bon déroulement de l'événement, une validation préalable par la Team peut être requise.

Le participant est invité à consulter régulièrement son espace membre ainsi que les communications envoyées par E.G.B afin de suivre l'évolution de sa demande d'inscription.

Lorsqu'un événement comporte un nombre limité de places, E.G.B se réserve le droit de clôturer les inscriptions dès que la capacité maximale est atteinte.

Une inscription est réalisée au nom de la personne qui participera effectivement à l'événement. Sauf indication contraire communiquée par E.G.B, les inscriptions ne sont ni cessibles ni transférables à une autre personne sans l'accord préalable de la Team.

Afin d'assurer une organisation optimale, E.G.B se réserve le droit d'annuler une demande d'inscription ou de libérer une place lorsqu'un participant ne respecte pas les délais communiqués (par exemple pour la confirmation de participation, la transmission d'informations demandées ou le paiement d'un acompte), après l'envoi d'un ou plusieurs rappels lorsque cela est raisonnablement possible.

4. Validation des inscriptions

Selon la nature de l'événement, les demandes d'inscription peuvent être soumises à une validation préalable par la Team d'E.G.B.

Cette validation permet notamment de :

vérifier le respect des conditions propres à l'événement ;
s'assurer de la disponibilité des places ;
garantir le bon déroulement de l'activité ;
assurer une organisation équitable pour l'ensemble des participants.

La Team peut également être amenée à contacter le participant afin d'obtenir des informations complémentaires ou de clarifier certains éléments avant de prendre une décision.

La validation d'une inscription peut être conditionnée, selon les cas, notamment :

au paiement d'un acompte ou de la totalité du montant demandé ;
à la réception des informations nécessaires à l'organisation de l'événement ;
au respect des délais communiqués ;
au respect des présentes Conditions générales.

Tant que la Team n'a pas confirmé la participation du membre, celui-ci ne peut considérer sa place comme définitivement réservée.

Dans certaines situations exceptionnelles, E.G.B peut refuser une demande d'inscription lorsqu'elle estime que cette décision est nécessaire au bon déroulement de l'activité, à la sécurité des participants ou au respect des valeurs de l'association.

Lorsqu'un refus est décidé, E.G.B s'efforce, dans la mesure du possible, d'en informer le participant de manière respectueuse et transparente.

5. Paiements

La participation à certains événements organisés par E.G.B peut être gratuite, tandis que d'autres nécessitent le paiement d'une participation financière.

Lorsque des frais sont demandés, leur montant, les modalités de paiement ainsi que les éventuels délais sont précisés dans la présentation de chaque événement.

Selon la nature de l'activité, E.G.B peut demander :

le paiement de la totalité du montant ;
le paiement d'un acompte ;
un paiement en plusieurs étapes lorsque cela est annoncé.

Les délais de paiement communiqués doivent être respectés afin de permettre une bonne organisation de l'événement.

Sauf indication contraire, un paiement n'est considéré comme effectué qu'après sa réception effective par E.G.B.

En cas de non-respect des délais de paiement, E.G.B peut suspendre ou annuler une inscription conformément aux présentes Conditions générales.

Lorsqu'un événement est organisé avec un prestataire externe (hébergement, transport, billetterie, restaurant, etc.), certaines sommes versées peuvent être soumises aux conditions de remboursement imposées par ce prestataire.

Ces conditions particulières seront toujours communiquées avant la confirmation de l'inscription lorsqu'elles s'appliquent.

Le paiement d'un acompte ou de la totalité du montant peut être exigé afin de confirmer définitivement une participation. Tant que ce paiement n'a pas été reçu lorsque celui-ci est requis, E.G.B peut attribuer la place à un autre participant afin de garantir la bonne organisation de l'événement.

6. Annulations

E.G.B comprend que des imprévus peuvent survenir et demande à chaque participant de prévenir la Team dès que possible en cas d'annulation.

Une annulation rapide permet de faciliter l'organisation de l'événement et, lorsque cela est possible, de proposer la place à une autre personne.

6.1 Annulation par le participant

Le participant peut annuler sa participation à tout moment en informant la Team par le moyen de communication indiqué pour l'événement.

En raison des engagements financiers pris par E.G.B auprès de ses partenaires, prestataires ou fournisseurs, les sommes versées ne sont, en principe, pas remboursables en cas d'annulation par le participant.

En s'inscrivant à un événement, le participant reconnaît que l'association engage souvent des frais avant la tenue de l'activité (réservations, acomptes, billetterie, hébergements, restaurants, transports ou autres prestations), ce qui ne permet généralement pas à E.G.B de procéder à un remboursement.

Dans certaines situations exceptionnelles, E.G.B pourra toutefois décider, à sa seule appréciation, d'accorder un remboursement total ou partiel ou de proposer une solution alternative. Cette décision constitue un geste exceptionnel et ne crée aucun droit pour les événements futurs.

6.2 Annulation par E.G.B

E.G.B se réserve le droit d'annuler, de reporter ou de modifier un événement lorsque cela est nécessaire, notamment en cas :

d'un nombre insuffisant de participants ;
de circonstances imprévues ;
d'un problème de sécurité ;
d'une indisponibilité d'un prestataire ;
d'un cas de force majeure ;
ou de toute autre situation indépendante de la volonté de l'association.

Dans la mesure du possible, les participants seront informés dans les meilleurs délais.

Lorsque des paiements ont déjà été effectués, E.G.B informera les participants des modalités applicables, en tenant compte des éventuelles conditions imposées par les prestataires concernés.

En cas d'annulation d'un événement par E.G.B, l'association examinera la situation au cas par cas. Lorsque les sommes versées pourront être récupérées auprès des prestataires ou n'auront pas encore été engagées, un remboursement total ou partiel pourra être envisagé. À défaut, E.G.B ne pourra rembourser que les montants effectivement récupérés.

6.3 Cas de force majeure

E.G.B ne pourra être tenue responsable des conséquences résultant d'événements imprévisibles et indépendants de sa volonté, tels que notamment des catastrophes naturelles, des décisions des autorités publiques, des grèves, des pandémies, des conditions météorologiques exceptionnelles ou tout autre événement rendant impossible ou particulièrement difficile l'organisation de l'activité.

6.4 Notre engagement

Lorsqu'une annulation ou une modification est nécessaire, E.G.B s'engage à communiquer avec les participants de manière transparente et à rechercher, dans la mesure du possible, la solution la plus adaptée à la situation.

7. Déroulement des événements

Chaque participant contribue au bon déroulement des activités organisées par E.G.B.

Afin de permettre à chacun de profiter pleinement de l'événement, il est demandé à tous de respecter les consignes communiquées par la Team avant et pendant l'activité.

Les horaires de rendez-vous sont communiqués à titre indicatif ou impératif selon la nature de l'événement. Chaque participant est invité à faire preuve de ponctualité et à prévenir la Team dans les meilleurs délais en cas de retard ou d'empêchement.

Lorsqu'un événement comprend plusieurs activités, déplacements, repas, visites ou hébergements, chaque participant reste libre de choisir son niveau de participation, sauf lorsque certaines étapes sont indispensables au bon déroulement de l'organisation ou imposées par un prestataire.

Les décisions prises par la Team dans le cadre de l'organisation pratique d'un événement ont pour objectif d'assurer la sécurité, le bon déroulement de l'activité et le confort de l'ensemble des participants. Chaque participant s'engage à les respecter.

En cas de difficulté, d'imprévu ou de question pendant une activité, les membres sont invités à s'adresser à la Team, qui fera son possible pour apporter une solution adaptée.

8. Comportement attendu

E.G.B est une association qui souhaite offrir à chacun un espace de convivialité, de respect et de bienveillance.

Chaque participant s'engage à adopter un comportement compatible avec les valeurs de l'association afin que chacun puisse profiter des activités dans un climat serein et respectueux.

À ce titre, chaque participant s'engage notamment à :

respecter les autres participants, les bénévoles de la Team, les partenaires et les prestataires ;
faire preuve de courtoisie, de bienveillance et de respect dans ses paroles comme dans ses actes ;
respecter les différences de chacun, quelles que soient les opinions, les origines, les convictions, le handicap, l'apparence physique ou toute autre situation personnelle ;
respecter les lieux visités, le matériel mis à disposition ainsi que les règles imposées par les établissements accueillant les activités ;
contribuer à maintenir une ambiance agréable pour l'ensemble du groupe.

Les comportements suivants ne sont notamment pas compatibles avec les valeurs d'E.G.B :

toute forme de harcèlement ;
toute violence physique ou verbale ;
toute intimidation ou menace ;
les propos ou comportements discriminatoires, haineux ou humiliants ;
les comportements déplacés ou insistants envers d'autres participants ;
la consommation ou la détention de substances illicites lors des activités organisées par E.G.B ;
tout comportement susceptible de compromettre la sécurité, la tranquillité ou le bon déroulement de l'événement.

E.G.B encourage chacun à faire preuve de dialogue, de respect et de bon sens. En cas de désaccord ou de difficulté, les participants sont invités à privilégier une discussion calme ou à solliciter l'intervention de la Team.

Le respect de ces règles contribue à préserver l'esprit « Feel Good » qui caractérise les activités de notre association.

Chez E.G.B, chacun est libre d'être lui-même, à condition de permettre aux autres d'en faire autant.

9. Groupes Messenger et communications

Afin de faciliter l'organisation des événements, E.G.B peut créer un ou plusieurs groupes de discussion (notamment via Messenger ou tout autre outil de communication) réservés aux participants d'une activité.

Ces groupes ont pour objectif de faciliter les échanges pratiques avant, pendant et après l'événement, notamment pour communiquer des informations importantes, répondre aux questions des participants ou partager des informations utiles liées à l'organisation.

Les participants sont invités à utiliser ces groupes dans un esprit de respect, de convivialité et de bienveillance.

Il est notamment demandé :

de rester courtois dans les échanges ;
de privilégier les messages en lien avec l'événement lorsqu'il s'agit d'un groupe d'organisation ;
de respecter la vie privée des autres participants ;
de ne pas diffuser les coordonnées ou les informations personnelles d'un autre membre sans son accord.

E.G.B peut désigner un ou plusieurs membres de la Team pour assurer la modération des groupes lorsque cela est nécessaire.

En cas de comportement inapproprié, la Team pourra supprimer certains messages, rappeler les règles applicables ou, dans les situations les plus graves, retirer un participant du groupe de discussion sans que cela n'affecte nécessairement sa participation à l'événement.

Les groupes de discussion constituent un outil destiné à faciliter l'organisation des activités. Ils ne remplacent pas les communications officielles publiées par E.G.B via My E.G.B Space, par courrier électronique ou par tout autre canal officiellement utilisé par l'association.

Les participants restent libres de quitter un groupe de discussion à tout moment. Ils reconnaissent toutefois que certaines informations pratiques relatives à l'organisation pourront y être communiquées. Il leur appartient dès lors de s'assurer qu'ils disposent bien des informations nécessaires à leur participation.

10. Droit à l'image

Dans le cadre des événements organisés par E.G.B, des photographies et des vidéos peuvent être réalisées afin d'illustrer la vie de l'association et de promouvoir ses activités sur ses différents supports de communication (site internet, réseaux sociaux, newsletters, publications ou autres supports de communication de l'association).

En participant à un événement organisé par E.G.B, les participants reconnaissent que des prises de vues peuvent être effectuées et acceptent que leur image puisse être utilisée dans ce cadre.

Toutefois, E.G.B comprend que certains participants puissent souhaiter préserver leur droit à l'image. Les personnes qui ne souhaitent pas apparaître sur des photographies ou des vidéos sont invitées à en informer la Team avant l'événement ou dès leur arrivée. La Team prendra toutes les mesures raisonnablement possibles pour respecter ce choix.

Lorsqu'une photographie ou une vidéo est publiée et qu'un participant estime que son image n'aurait pas dû être utilisée, il peut contacter E.G.B. L'association examinera sa demande avec attention et prendra, lorsque cela est justifié, les mesures appropriées.

Les participants sont également invités à respecter le droit à l'image des autres membres lorsqu'ils réalisent eux-mêmes des photographies ou des vidéos pendant les activités.

11. Responsabilité

E.G.B organise des activités dans le but de favoriser les rencontres, la convivialité et les échanges entre ses membres.

L'association met tout en œuvre pour assurer une organisation sérieuse et un bon déroulement des événements. Toutefois, chaque participant demeure responsable de ses propres actes, de ses décisions et de son comportement pendant toute la durée de l'activité.

Chaque participant est notamment responsable :

de ses effets personnels ;
de ses déplacements vers et depuis le lieu de l'événement, sauf lorsque ceux-ci sont expressément organisés par E.G.B ;
du respect des consignes de sécurité applicables ;
du respect des règles imposées par les lieux visités ou les prestataires ;
de son comportement envers les autres participants.

Chaque participant s'engage également à signaler à la Team toute situation susceptible de compromettre la sécurité ou le bon déroulement d'un événement.

Sauf en cas de faute lourde ou intentionnelle de sa part, E.G.B ne pourra être tenue responsable des dommages, pertes, vols, oublis d'objets personnels, accidents ou incidents survenant pendant ou à l'occasion d'un événement.

Lorsque certaines activités sont organisées en collaboration avec un prestataire externe (hébergement, transport, restauration, parc d'attractions, établissement sportif, etc.), chaque participant est également tenu de respecter les conditions et le règlement de ce prestataire.

L'objectif d'E.G.B est que chacun puisse profiter pleinement des activités organisées dans un climat de confiance, de respect et de responsabilité partagée.

12. Exclusion

E.G.B privilégie toujours le dialogue, la prévention et la recherche de solutions.

Toutefois, afin de préserver la sécurité, le bien-être des participants et le bon déroulement des activités, la Team peut être amenée à prendre des mesures lorsqu'un comportement est incompatible avec les valeurs ou les règles de l'association.

Selon la gravité de la situation, ces mesures peuvent notamment consister à :

rappeler les règles applicables ;
adresser un avertissement ;
refuser une inscription à un événement ;
demander à un participant de quitter un événement en cours ;
suspendre temporairement l'accès à certaines activités ;
ou, dans les situations les plus graves, prononcer une exclusion des activités organisées par E.G.B.

Une exclusion ne sera décidée qu'après examen de la situation et en tenant compte, lorsque cela est possible, des explications du participant concerné.

En cas d'urgence ou lorsque la sécurité des personnes est en jeu, la Team pourra prendre toute mesure immédiate qu'elle estime nécessaire afin de protéger les participants et d'assurer le bon déroulement de l'événement.

Les décisions prises dans ce cadre ont pour seul objectif de préserver un environnement respectueux, convivial et sécurisé pour l'ensemble des membres.

Le fait qu'E.G.B fasse preuve de compréhension ou de souplesse dans une situation particulière ne crée aucun droit pour les situations futures. Chaque situation est examinée individuellement.

13. Modifications des événements

E.G.B met tout en œuvre pour respecter le programme annoncé lors de la publication d'un événement.

Toutefois, certaines circonstances peuvent rendre nécessaire la modification de tout ou partie de l'organisation.

L'association se réserve notamment le droit de modifier :

les horaires ;
le lieu de rendez-vous ;
le programme de l'activité ;
le nombre de participants ;
certains prestataires ou intervenants ;
ou tout autre élément nécessaire au bon déroulement de l'événement.

Lorsque cela est possible, les participants sont informés dans les meilleurs délais de toute modification importante.

En cas d'annulation d'un événement, les dispositions prévues à l'article 6 – Annulations des présentes Conditions générales s'appliquent.

Ces adaptations ont toujours pour objectif de garantir la sécurité des participants, la qualité de l'organisation ou le bon déroulement de l'activité.

14. Acceptation des présentes Conditions générales

En s'inscrivant à un événement organisé par E.G.B, le participant reconnaît avoir pris connaissance des présentes Conditions générales des événements et s'engage à les respecter.

Ces Conditions générales sont accessibles à tout moment sur le site internet de l'association et peuvent être consultées avant chaque inscription.

En cas de modification des présentes Conditions générales, la version applicable est celle en vigueur à la date de l'inscription à l'événement, sauf disposition contraire expressément portée à la connaissance des participants.

En participant aux activités d'E.G.B, chacun contribue à faire vivre une association fondée sur la convivialité, le respect, la confiance et l'esprit « Feel Good » qui nous rassemble.